Dit privacybeleid is van toepassing op meedoenhbel.nl en dienstverlening.
Wie zijn wij?
Gemeente Huizen, Blaricum, Eemnes & Laren beheert Meedoen HBEL. BS&F verzorgt de uitvoering en digitale ondersteuning van Meedoen HBEL. Wij verwerken samen persoonsgegevens van iedereen die van dit platform gebruikt maakt. Natuurlijk gaan wij zorgvuldig, veilig en transparant met uw persoonsgegevens om.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Als iemand onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens over het bezoek. Wij verzamelen uw IP-adres, besturingssysteem en de internetbrowser die u gebruikt. Wij analyseren deze gegevens voor statistieken. Lees hierover meer in de cookieverklaring.
Bij een aanmelding voor één van onze diensten vragen wij om persoonsgegevens. Deze geeft u direct aan ons via de website, e-mail, chat of telefoon of via de Gemeente. Wij vragen nooit meer persoonsgegevens dan wij nodig hebben en gebruiken deze alleen voor het doel waarvoor u het aan ons hebt gegeven.
Als iemand een aanvraag indient voor Meedoen HBEL hebben wij in ieder geval naam, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, en bankrekeningnummer nodig. Deze gegevens krijgen wij van Gemeente Huizen, Blaricum, Eemnes & Laren.
Als iemand een bestelling plaatst in de webwinkel vragen wij mogelijk extra persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van een dienst of het verzenden van een product. Wij verstrekken deze gegevens aan de aanbieder.
Als iemand zich aanmeldt als aanbieder hebben wij persoonsgegevens nodig van de contactpersoon van de organisatie. Hierbij gaat het om naam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens gebruiken wij om te communiceren over het account, producten en bestellingen. Van de organisatie hebben wij ook minimaal het bankrekeningnummer, tenaamstelling, KvK-nummer en btw-nummer nodig.
Na uw aanmelding op Meedoen HBEL maken wij een account voor u aan. In uw account bewaren we gegevens van aanvragen, bestellingen, e-mailwensen en persoonlijke gegevens. U krijgt een unieke gebruikersnaam met wachtwoord waarmee u kunt inloggen. Houd deze geheim. Ook wij kunnen niet zien wat uw wachtwoord is omdat wij deze onomkeerbaar versleutelen.
Voor de uitvoering van onze diensten aan u, gebruiken wij uw persoonsgegevens ook voor het contact met de helpdesk, bestellingen, en communicatie via telefoon of e-mail.
Wij verwerken persoonsgegevens pas als u er toestemming voor geeft, of omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming kan de toestemming altijd weer worden ingetrokken.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij vinden het belangrijk dat uw privacy beschermd blijft. We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Hieronder vallen maatregelen zoals encryptie, database restricties, pseudonimisering, logging, en tweefactorauthenticatie.
Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en houden een register van verwerkingsactiviteiten, een toestemmingsregister en een datalekprocedure bij. Zo kunnen wij aantonen dat we aan de privacywetgeving voldoen.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan echt nodig is. Daarna verwijderen we alle gegevens die we van u hebben. Of we gebruiken uw gegevens alleen nog anoniem, omdat we sommige gegevens nodig hebben voor onze financiële verantwoording.
Van deelnemers bewaren wij de bijbehorende gegevens tot maximaal 2 maanden na de sluiting van de platformeditie. Dit is noodzakelijk voor onze administratie en voor de toekenning van de volgende editie van de meedoenregeling.
Van aanbieders bewaren wij de gegevens ook tot maximaal 2 maanden na de sluiting van de platformeditie van het jaar waarin een account is verwijderd. Dit is noodzakelijk voor onze administratie.
Voor back-ups gebruiken wij een bewaartermijn van 6 weken.
Volgens de wet zijn wij verplicht om bepaalde (persoons)gegevens 7 jaar lang te bewaren. Zoals de basisgegevens van Meedoen HBEL voor een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering.
Met wie delen we uw gegevens?
We delen uw gegevens alleen met andere partijen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Wij maken hierover afspraken met deze partijen. Wij werken samen met een hostingpartij en partijen voor onze administratie.
Wij gebruiken ook derde partijen voor onze dienstverlening en het verzamelen van statistieken. Wij verstrekken niet actief persoonsgegevens aan die partijen. Lees hierover meer in de cookieverklaring.
Bij het plaatsen van een bestelling in de webwinkel kunnen wij vragen om persoonsgegevens, zoals het verzendadres. Deze gegevens delen wij met de aanbieder omdat deze persoonsgegevens nodig zijn om de bestelling uit kunnen uitvoeren.
Wat zijn uw rechten?
U heeft altijd het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. De meeste gegevens kunt u zelf inzien en aanpassen in ‘mijn account’.
Wilt u uit ons systeem worden verwijderd, dan kunt u contact opnemen met Gemeente Huizen, Blaricum, Eemnes & Laren op e-mailadres anipunt@huizen.nl. Wij kunnen niet altijd alles verwijderen als we wettelijk verplicht zijn om gegevens te bewaren.
Heeft u vragen of klachten?
Voor vragen of klachten over het gebruik van uw gegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Gemeente Huizen, Blaricum, Eemnes & Laren. De FG is het aanspreekpunt voor alle betrokkenen.
Functionaris voor de Gegevensbescherming
fg@meedoenhbel.nl
U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).